Wegwijzer PGA-SIGSIF
Alle producten van dierlijke oorsprong bestemd voor de Braziliaanse markt hebben een nationaal etiket nodig, dat geregistreerd moet worden bij het Braziliaanse Ministerie van Landbouw (MAPA).
Deze verplichte registratie gebeurd via een elektronisch platform, het zgn. PGA-SIGSIF systeem, waar de Braziliaanse bedrijven ook aan moeten voldoen. Er bestaan echter nog onduidelijkheden hierover onder Nederlandse bedrijven, vooral wat betreft het verkrijgen van toegang en het volmachten van derden voor het registreren, verlengen, wijzigen en annuleren van deze etiketten. Daarom heeft men hier een wegwijzer opgesteld, met praktische tips voor elke stap in dit proces.
Stap 1 – Toegang aanvragen
- Ga naar http://sistemasweb.agricultura.gov.br/pages/PGA-SIGSIF.html
- Klik op “Usuários não cadastrados”;
- Vul uw gegevens in (tekst slechts in het Portugees beschikbaar);
- Vervolgens krijgt u via de e-mail een login en password toegestuurd.
Hiermee kunnen er echter nog geen registraties e.d. worden uitgevoerd, want eerst moet men een legale vertegenwoordiger van de onderneming bij het Braziliaanse Ministerie van Landbouw (MAPA) aanmelden. Pas nadat deze als zodanig is erkend, kan men daadwerkelijk beginnen.
Stap 2 – Aanmelden legale vertegenwoordiger
Zodra men met behulp van de opgestuurde inloggegevens voor het eerst toegang heeft verkregen tot het PGA-SIGSIF systeem klikt men op “administrativo > gestão de acesso > solicitação de acesso externo”. Er verschijnt dan een scherm dat grotendeels onder stap 1 was uitgewerkt. Vervolgens gaat men naar “Preencher formulário complementar”, waar de gegevens van de vertegenwoordiger van de onderneming moeten worden ingevuld, evenals het registratienummer van de betreffende productievestiging / fabriek (N⁰ controle/Registro do estabelecimento). Elke aanmelding geld voor een individuele vestiging, in overeenstemming met de lijst van ondernemingen die door MAPA bevoegd zijn voor export naar Brazilië. In sommige gevallen kan het voorkomen dat reeds registreerde vestigingen niet automatisch in de daartoe bestemde velden verschijnen, wat aan de gebruikte browser kan liggen. Men raadt daarom aan om hiervoor altijd Google Chrome of Mozilla Firefox te gebruiken.
De aan te melden legale (en dus juridisch aansprakelijke) vertegenwoordiger moet het liefst iemand zijn die werkzaam is bij het moederbedrijf in Nederland, gezien het hier noodzakelijkwijs gaat om een buitenlandse onderneming (Estabelecimento Estrangeiro - EE). Dat kan bijvoorbeeld een sales manager zijn of het hoofd van de betreffende productievestiging / fabriek. Dezelfde persoon kan zich tevens aanmelden als vertegenwoordiger voor meerdere vestigingen van dezelfde onderneming, zolang hij of zij officieel als zodanig wordt erkend. Voor dit doeleinde heeft MAPA een standaard formulier opgesteld (zie bijlage 1, onderaan) dat mede ondertekend moet worden door een “autoriteit” in Nederland, in dit geval de Kamer van Koophandel, een notaris of in het geval van zuivel het COKZ. Deze instanties moeten zowel het bedrijf als diens legale vertegenwoordiger op echtheid erkennen. Ter verduidelijking is er hier een Nederlandse vertaling bijgevoegd (bijlage 2). Echter, let wel dat alle informatie in het Portugees moet worden ingediend, anders wordt het verzoek afgewezen.
Stap 3 – Afwachten
Na het uploaden van de vereiste informatie (in het Portugees) moet men afwachten op goedkeuring door MAPA. Officieel bestaat hiervoor een maximale termijn van 60 dagen, maar ze beloven een gemiddelde behandelingsduur van één week. MAPA beschikt echter over slechts 4 werknemers voor de analyse van zowel de nationale als de internationale aanvragen terwijl het systeem nog met kinderziektes kampt, zodat deze stap thans iets langer kan duren. Eén van de meest voorkomende redenen voor afkeuring bij het aanmelden van de legale vertegenwoordiger is het invullen van afwijkende persoonsbewijzen (bijv. paspoortnr. in één veld en rijbewijsnr. in een ander) of verschillen in het opschrijven van een naam (bijv. met of zonder middelnaam). Het systeem kent geen automatische correcties, zodat men alles heel consequent moet invullen. Het resultaat van de analyse wordt via een e-mail bericht kenbaar gemaakt.
Stap 4 – Meerdere gebruikers aanstellen
Eenmaal goedgekeurd krijgt de legale vertegenwoordiger automatisch de status van beheerder binnen het PGA-SIGSIF systeem en kan hij of zij meerdere gebruikers aanstellen. Het betreft hier drie soorten gebruikers, met afnemende bevoegdheden:
- Beheerder (Gestor de controle de acesso externo);
- Aanvrager van registraties (Solicitante de Registro)
- Waarnemer (Consulta de registros)
De beheerder kan alle mogelijke handelingen binnen het systeem uitvoeren, d.w.z. het aanvragen, wijzigen, verlengen en annuleren van registraties, naast het benoemen van meerdere gebruikers op alle niveaus, met inbegrip van andere beheerders. In dit opzichte wordt aangeraden om altijd meerdere beheerders aan te stellen, mocht de eerste komen te vervallen, bijvoorbeeld door vertrek uit de onderneming. De tweede soort gebruiker betreft de feitelijke aanvrager van registraties en kan een lokale werknemer of vertegenwoordiger in Brazilië zijn, bevoegd tot het registeren, wijzigen, verlengen of annuleren van etiketten. De derde soort gebruiker kan alleen de handelingen van de productievestiging / fabriek binnen het systeem raadplegen, zonder verdere bevoegdheden. Dat kan iemand zijn op het hoofdkantoor van de onderneming, bijvoorbeeld binnen de directie.
Er bestaat geen limiet aan het aantal te benoemen gebruikers. Alle accounts zijn persoonlijk en onvervreemdbaar en mogen daarom niet door derden worden gebruikt. De beheerder ontvangt automatisch bericht over alle handelingen die door de overige gebruikers worden verricht.
Stap 5 - Aanvragen registratie etiketten
Uiteindelijk is het de bedoeling dat met de invoering van het PGA-SIGSIF elektronisch systeem de aanvragen ter registratie van etiketten efficiënter verloopt. Indien de betreffende aanvraag een al gereguleerd product (produto regulamentado) betreft, wordt deze automatisch geregistreerd, zonder voorafgaande analyse. Dit omvat 85% van alle geregistreerde producten tot nu toe. Een lijst van gereguleerd producten is verkrijgbaar op http://www.agricultura.gov.br/assuntos/inspecao/produtos-animal/empresario/registro-de-produtos-rotulagem (Anexo V- Tabela de Produtos Regulamentados). Het is hierbij belangrijk om het te registreren product in de juiste categorie in te delen, gezien het verkeerd indelen van producten dé grootste oorzaken is voor afwijzing van registraties. Verder kunnen voorlopig alleen melk-, honing- en eierproducten elektronisch worden geregistreerd, terwijl vleesproducten pas in een later stadium binnen het PGA-SIGSIF aan bod zullen komen.
Let wel dat vorig jaar 30 tot 40% van de in totaal omstreeks 44.000 aanvragen ter registratie van etiketten werd afgewezen. Het is daarom aan te raden om de aanvraag in etappes te verrichten en telkens als concept (rascunho) op te slaan, zodat de gegevens nog eens goed nagekeken kunnen worden voordat men ze verzendt.
Zoals voorheen wordt het registratienummer van een etiket door de aanvrager zelf bepaald. Eenmaal goedgekeurd, kan het nummer echter niet meer worden gewijzigd binnen het systeem. En eenmaal afgewezen (of geannuleerd), kan het hetzelfde nummer niet opnieuw worden gebruikt.
Alle registreerde etiketten hebben een geldigheid van 10 jaar en bij elke wijziging wordt deze termijn automatisch verlengd. Ook krijgt de beheerder een waarschuwing in het jaar dat de registratie dreigt te verlopen.
Voor verdere informatie (in het Portugees) zie: