Do’s and don’t’s in Polen
Nederland is één van de grootste buitenlandse investeerders in Polen, een belangrijke economie in Europa. Polen en Nederlanders zijn beide rasechte handelaren maar er zijn ook de nodige verschillen op het gebied van zakendoen. Het winnen van vertrouwen is een belangrijke factor bij zakendoen in Polen. Dat is dan ook de reden waarom Polen geen land is van quick wins.
Polen zijn harde onderhandelaars en sluiten weinig compromissen. Zij denken niet zoals Nederlanders in win-win situaties, maar: ‘Als jij wint, dan verlies ik.’ Voor een Pool is de prijs een belangrijk aspect. Voordat u over compromissen kunt gaan praten, moet u doorgaans langer zakendoen en een vertrouwensband hebben opgebouwd.
In Polen bestaat een sterk hiërarchische orde binnen bedrijven. De meeste managers in een Pools bedrijf hebben geen beslissingsbevoegdheid. Een manager in Polen heeft vaak de taak om nauwkeurige instructies uit te delen aan hun medewerkers. Beslissingen worden pas na een flink aantal meetings, als de zaak de directie heeft bereikt, gemaakt. Echter, het is natuurlijk niet verstandig om over uw contactpersoon heen te stappen. U zult zien dat als u de tijd neemt om deze stappen te doorlopen, u daar een betrouwbare zakenpartner aan overhoudt.
Het wordt verwacht dat u zich heeft voorbereid op uw gesprekspartner en het bedrijf van uw gesprekspartner. Uw Poolse gesprekspartner zal ook onderzoek naar uw bedrijf en uzelf hebben gedaan.
Zakendoen is een formele aangelegenheid in Polen. Een grapje mag voorafgaand aan een zakengesprek, maar tijdens het gesprek dient het om de inhoud te gaan en is een formele opstelling gewenst.
Ook al spreken Nederlanders en Polen meestal snel ‘dezelfde taal’, toch zijn er culturele en sociale verschillen waarmee u rekening moet houden. Onderstaand enkele tips voor het zakendoen in Polen.
De Polen
- De Poolse handelsmentaliteit is vergelijkbaar met die van Nederland. Polen zijn zakenmensen en echte ondernemers.
- De zakencultuur is formeel.
- De sleutel tot succesvol zakendoen is persoonlijk contact; wederzijds vertrouwen is belangrijk.
- Zakendoen kost tijd en geduld.
Afspraken maken
- Minimaal vier tot vijf dagen van tevoren. Vlak voor een bezoek uw afspraak (her)bevestigen verdient aanbeveling.
- Wees op tijd.
- Probeer een langetermijnrelatie op te bouwen.
Bedrijfscultuur
- Hiërarchie speelt een belangrijke rol. Degene met beslissingsbevoegdheid is de enige die besluiten kan nemen. Zorg dat u bij de juiste persoon bent!
- Houd rekening met bureaucratie.
- Kleed formeel aan voor formele afspraken. Intense kleuren zijn niet geschikt voor zakendoen in Polen.
- Als u iemand ontmoet aan de deur, schud handen niet over de drempel. Dit wordt geassocieerd met pech/ongeluk.
- Noem niemand met zijn/haar voornaam voordat de persoon het voorstelt. Polen zijn meer formeel als Nederlanders.
- De ‘regeltjescultuur’ kan het zakendoen vertragen, dat geldt vooral in het midden- en hoger segment.
- Karakteristiek voor het Poolse arbeidsethos is het kortetermijndenken. Probeer medewerkers te binden door bijvoorbeeld een opleidingstraject te bieden.
- Koop geen gele chrysanten- deze bloemen worden met begrafenissen geassocieerd.
- Begin niet met de maaltijd voordat de gastheer begint.
- Spreek niet over Holocaust, Tweede Wereldoorlog of Pools-Russische relaties.
Taal
- Pools is een moeilijke taal daarom spreken steeds meer Polen Engels en/of Duits. Bij de oudere generaties is nog Russisch te horen.
- Het wordt gewaardeerd als u de moeite neemt enkele woorden in het Pools te kunnen zeggen (b.v. goede dag, bedankt).
- Bij officiële documenten is een (beëdigde) vertaling in het Pools vaak vereist.
Bronnen: rvo.nl; snelvertaler.nl