Op digitale missie, hoe gaat dat?
Inkomende én uitgaande economische missies betekenden vroeger: een week op pad, maar tijdens de coronapandemie is het adagium: digitaal contact leggen. Toch niet helemaal hetzelfde, constateren Arno Rohde en Freek Vossenaar. Zij werken voor het cluster Internationale Agribusiness & Voedselzekerheid (IAV) binnen de directie Europees, Internationaal en Agro-economisch Beleid (EIA) van het ministerie van LNV. Het werk van de collega’s daar is sterk veranderd.
‘Voorheen kon je economische missies als een totaalervaring beschouwen’, vertelt Arno die vele missies heeft georganiseerd, veelal in samenwerking met RVO en in afstemming met het Landbouwattachénetwerk. ‘Ondernemers gingen een week op pad, mensen konden de omstandigheden in het veld zien, gewassen bekijken, de kwaliteit van de grond beoordelen, en vakbeurzen bezoeken.'
'Er werden nieuwe contacten gelegd, ook onderling, er werden oude banden verstevigd, onderhandelingen gevoerd en soms ook contracten getekend. In de eerste maanden van de coronapandemie kwam alles tot stilstand. Daarna kwamen de digitale alternatieven. Dat was voor iedereen nog wennen. Wat kan wel, wat kan niet? En wat willen de bedrijven?’
Goed op gang gekomen
Na de zomer van 2020 zijn de digitale economische missies goed op gang gekomen, naar onder meer Indonesië, Japan, de VS, Zuid-Afrika, Mexico, de Golf-regio en India. Zeker in het begin was dat spannend, omdat bedrijven en kennisinstellingen zich pas op het allerlaatste moment opgeven. Die missies krijgen vooral vorm via interactieve webinars en digitale matchmaking tussen bedrijven. Webinars draaien soms op applicaties als Zoom of MS Teams. En soms gaat een professionele live stream vanuit een studio in Hilversum de wereld in. Ook op het ministerie van Buitenlandse zaken en RVO is zo'n studio ingericht.
‘Improviseren is er niet bij, het is net een filmscript’
Studiogesprek sturen
Freek Vossenaar heeft zich inmiddels aardig ontpopt als een talkshow gastheer. ‘Ik had ervaring als dagvoorzitter van seminars. En als mensen eenmaal weten dat je een studiosessie kan leiden, dan word je al snel voor van alles en nog wat benaderd. Het voordeel is dat ik thuis ben in de inhoud, dus het kost geen moeite door met gerichte vragen het gesprek te sturen in een richting die voor de deelnemers het meest interessant is.’
De juiste dynamiek
De studiosessies worden minutieus voorbereid. Van minuut to minuut wordt het programma uitgeschreven om de boodschap effectief over te brengen. Niets wordt aan het toeval overgelaten. ‘Improviseren is er niet bij, het is net een filmscript. Met een paar gasten aan tafel in de studio en een paar die inbellen, probeer je dan de juiste dynamiek te bereiken. Geen eindeloze uiteenzettingen, maar interactie die voor de deelnemers nuttig is, dat is waar het om draait.’
‘De missies draaien om co-creatie, innovatie en partnerschappen’
Maximale schermtijd
Zelfs bedrijfsbezoeken kunnen digitaal worden opgezet. ‘Door het tijdsverschil is de ruimte om iets te organiseren vaak al erg beperkt’, constateert Freek. ‘En je kunt deelnemers niet een hele dag aan hun laptop binden met vierkante ogen; twee uur per dag is het maximum gebleken. Digitale sessies hebben de mogelijkheid om met een paar deelnemers in een break-out room apart te gaan zitten. Dat is weliswaar een interessante optie gebleken, maar geen vervanging van fysieke ontmoetingen. RVO heeft de digitale missies onlangs geëvalueerd. Informatie opdoen en netwerken leren kennen scoort ongeveer net zo goed als fysieke missies. Maar contacten leggen en contracten afsluiten: duidelijk minder.’
Tolken inzetten lukt amper
De collega’s die zich met het thema voedselzekerheid bezighouden, constateren soortgelijke problemen. Multilaterale onderhandelingen voeren via Zoom of Webex is niet eenvoudig gebleken.
Werken met tolken tijdens deze sessies is bijna onmogelijk, en ook het tijdsverschil is een groot obstakel; in een multilateraal forum is het altijd wel ergens middernacht. Niet in alle landen beschikken de deelnemers bovendien over snel Internet. 'Je mist het contact in de wandelgangen, je kan niet achterhalen welke onderhandelingsruimte delegaties hebben, en het verstevigen van je netwerk is eigenlijk niet te doen. In enkele multilaterale fora hebben deelnemers al te kennen gegeven dat ze binnenkort gaan weigeren de vergaderingen digitaal voort te zetten.’
Innovatieve vermogen
Freek en Arno onderstrepen het belang van het internationale werk en de contacten met het internationaal georiënteerde bedrijfsleven. ‘De verduurzaming van de Nederlandse voedselproductie is een internationale opgave. Voedselzekerheid, handelspolitieke aspecten, of het verdienvermogen van de agrarische sector: het buitenland doet ertoe. Nederland is de tweede exporteur ter wereld van agrarische producten. Niet omdat we de laagste kostprijs hebben, maar door het Nederlandse ondernemerschap en de constante innovatie. En precies die manier van zakendoen in het buitenland scherpt dat innovatieve vermogen’.
Co-creatie en innovatie
Voor informatieverspreiding zullen digitale evenementen zeker populair blijven, maar als het weer kan, zullen er ook weer fysieke missies komen, is de overtuiging van Freek. ‘Ondernemers die buitenlandse markten willen betreden, moeten zichzelf constant verbeteren, op kwaliteit, op duurzaamheid en op maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dat geldt zeker voor de ondernemers die meegaan met een economische missie opgezet door RVO. Die missies draaien echt niet om even snel een container met goederen te verkopen, maar om co-creatie, innovatie en partnerschappen.’